Formation Gestion administrative et documentaire avancée
Formation créée le 19/04/2026. Dernière mise à jour le 22/04/2026.
Version du programme : 1
Version du programme : 1
Type de formation
PrésentielDurée de formation
21 heures (3 jours)Accessibilité
OuiFormation Gestion administrative et documentaire avancée
Cette formation intensive permet de structurer un système documentaire fiable, traçable et conforme, afin de fluidifier les opérations administratives, de sécuriser les informations et de professionnaliser les pratiques de classement, diffusion et archivage.
Objectifs de la formation
- Structurer une arborescence documentaire cohérente et durable
- Mettre en place des règles de classement, nommage, diffusion et archivage
- Assurer la traçabilité des documents administratifs et la retrouvabilité de l'information
- Réduire les risques d'erreur, de perte documentaire et de diffusion inappropriée
- Articuler gestion papier, gestion numérique et exigences de conformité
Profil des bénéficiaires
Pour qui
- Assistant(e)s administratifs(ves)
- Office managers
- Assistant(e)s de direction
- Assistant(e)s RH
- Chargé(e)s de gestion documentaire
- Toute personne responsable de dossiers, courriers ou flux documentaires
Prérequis
- Utilisation courante d'un ordinateur et d'une suite bureautique. Une première exposition à des processus administratifs est recommandée.
Contenu de la formation
Cartographier les flux et typologies documentaires
- Typologie des documents : courriers, contrats, comptes rendus, pièces justificatives, formulaires, dossiers de suivi
- Cartographie des flux entrants, sortants, partagés et à conserver
- Repérage des documents critiques et documents à cycle de vie court
- Identification des points de rupture : doublons, versions multiples, pertes, retards, absence de règles
Concevoir un système de classement et de nommage robuste
- Principes d'arborescence fonctionnelle, par dossier, par client, par projet ou par temporalité
- Règles de nommage, versions, statuts et conventions d'enregistrement
- Gestion des accès, des répertoires partagés et des documents de référence
- Bonnes pratiques de recherche, de duplication contrôlée et d'indexation
Gestion du courrier, circulation et validation des documents
- Organisation du courrier entrant et sortant
- Traçabilité des pièces reçues et envoyées
- Circuits de validation, signatures, relectures et contrôles avant diffusion
- Registres de suivi, relances et preuves de transmission
- Gestion des versions et des documents sensibles
GED, archivage et conformité
- Principes de GED et de gestion électronique des versions
- Archivage courant, intermédiaire et définitif
- Durées de conservation, documents à détruire, documents à protéger
- RGPD, confidentialité, données personnelles et bonnes pratiques de sécurité documentaire
- Sauvegarde, droits d'accès, partage sécurisé et suppression maîtrisée
Audit documentaire et plan d'amélioration
- Indicateurs de pilotage : délai de traitement, taux de classement, documents introuvables, anomalies
- Méthode d'audit documentaire simple pour un service
- Plan d'actions correctives et responsabilisation des acteurs
- Standardisation des pratiques et sécurisation de la reprise d'activité
- Construction d'une feuille de route de déploiement
Ressources techniques et pédagogiques
- Diaporama et supports de cours détaillés
- Ordinateur ou poste apprenant avec suite bureautique et accès Internet
- Fiches outils, modèles de documents, check-lists et trames opérationnelles
- Cas pratiques issus d'environnements administratifs réels
- Exercices guidés, corrigés et plans d'action individuels
- Exemples d'arborescences, charte de nommage, modèles de plan d'archivage et check-list RGPD documentaire
Capacité d'accueil
Entre 3 et 10 apprenants
Délai d'accès
4 semaines
Accessibilité
Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Veuillez nous contacter pour toute adaptation nécessaire.