Formation Organisation et gestion du temps en environnement administratif

Formation créée le 19/04/2026. Dernière mise à jour le 22/04/2026.
Version du programme : 1

Type de formation

Présentiel

Durée de formation

21 heures (3 jours)

Accessibilité

Oui
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Formation Organisation et gestion du temps en environnement administratif


Objectifs de la formation

  • Diagnostiquer sa charge de travail et identifier les principales sources de dispersion
  • Hiérarchiser les tâches selon leur urgence, leur importance et leur valeur ajoutée
  • Mettre en place une organisation quotidienne, hebdomadaire et mensuelle fiable
  • Réduire les interruptions et sécuriser le traitement des priorités administratives
  • Construire un plan d'action personnel immédiatement applicable sur poste de travail

Profil des bénéficiaires

Pour qui
  • Assistant(e)s administratifs(ves)
  • Secrétaires
  • Office managers
  • Assistant(e)s de direction
  • Toute personne en charge d'un flux administratif ou d'une coordination de service
Prérequis
  • Aucun prérequis technique. Une pratique régulière d'un environnement bureautique est recommandée pour faciliter la transposition immédiate des méthodes vues en formation.

Contenu de la formation

Module 1 — Diagnostic de son organisation actuelle
  • Cartographie des missions récurrentes, ponctuelles et imprévues
  • Repérage des pics de charge, sollicitations parasites et tâches à faible valeur
  • Analyse des délais, dépendances, échéances et contraintes de service
  • Mesure du temps réellement consacré aux mails, appels, réunions et traitements de fond
Module 2 — Méthodes de priorisation et arbitrage des urgences
  • Matrice d'Eisenhower appliquée à l'administratif
  • Loi de Pareto et concentration sur les activités à fort effet
  • Différence entre urgence perçue, urgence réelle et priorité métier
  • Construction d'une logique de tri pour mails, demandes internes et demandes managers
  • Arbitrage entre production, coordination, reporting et traitement des incidents
Module 3 — Organisation individuelle et routines de pilotage
  • Mise en place d'une routine de démarrage, de traitement et de clôture de journée
  • Time blocking, batching et plages sans interruption
  • Organisation hebdomadaire : jalons fixes, points de contrôle, tâches de fond
  • Suivi des échéances, relances, engagements et dépendances interservices
  • Bonnes pratiques d'agenda, de listes de tâches et de check-lists administratives
Module 4 — Gestion des interruptions, imprévus et sollicitations
  • Typologie des interruptions : utiles, évitables, délégables, différables
  • Techniques de reformulation, cadrage et engagement sur délai de réponse
  • Gestion des urgences simultanées et maintien de la qualité de service
  • Organisation des relances et des files d'attente de traitement
  • Communication de ses priorités avec tact et assertivité
Module 5 — Outillage digital et plan d'action post-formation
  • Usage raisonné des agendas partagés, rappels, drapeaux et catégories
  • Task managers et tableaux simples de suivi d'activité
  • Choix entre outils papier, outils bureautiques et outils collaboratifs
  • Indicateurs personnels de pilotage : délais, retards, tâches reportées, charge cachée
  • Formalisation d'un plan d'action à 30 jours

Équipe pédagogique

Les formateurs sont des experts en comptabilité, analyse financière et management, offrant des exposés interactifs, des exercices pratiques et des études de cas réels. Ils ont été validés par nos équipes pédagogiques tant sur le plan des connaissances métiers que sur celui de la pédagogie, et ce pour chaque cours qu’ils enseignent. Ils ont au minimum cinq à dix années d’expérience dans leur domaine et occupent ou ont occupé des postes à responsabilité en entreprise.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

  • Quiz de positionnement ou d'ancrage des acquis
  • Exercices corrigés tout au long de la formation
  • Cas pratiques ou mises en situation métier
  • Évaluation finale sur dossier, atelier ou grille de compétences
  • Feedback formateur et remise d'une attestation
  • Élaboration d'un plan d'organisation personnalisé évalué par le formateur

Ressources techniques et pédagogiques

  • Diaporama et supports de cours détaillés
  • Ordinateur ou poste apprenant avec suite bureautique et accès Internet
  • Fiches outils, modèles de documents, check-lists et trames opérationnelles
  • Cas pratiques issus d'environnements administratifs réels
  • Exercices guidés, corrigés et plans d'action individuels
  • Modèles de matrice Eisenhower, planning hebdomadaire et check-list de clôture de journée

Capacité d'accueil

Entre 3 et 10 apprenants

Délai d'accès

4 semaines

Accessibilité

Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Veuillez nous contacter pour toute adaptation nécessaire.